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Code de confidentialité des renseignements personnels

À La Personnelle, assurances générales inc. (La Personnelle), le respect de la vie privée de nos clients est un élément important de notre engagement à offrir un excellent service. Le maintien de la confidentialité des renseignements personnels des clients est au cœur même des activités de La Personnelle. C’est pourquoi nous avons adopté le présent code, qui énonce les principes adoptés à cet égard. Voici quelques définitions employées dans le code :

  • « renseignements personnels » : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier
  • « tiers » : toute personne physique ou morale extérieure à La Personnelle et sans affiliation avec elle
  • « nous » : La Personnelle, assurances générales inc.
  • « vous » : toute personne au sujet de laquelle nous recueillons des renseignements personnels pour la poursuite de nos activités en assurance de dommages. Ce terme comprend nos assurés et ex-assurés, les proposants, les demandeurs d’indemnités et autres personnes impliquées dans un sinistre.

Responsabilité

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels dont nous disposons et avons mis en place des mesures de sécurité permettant d’assurer la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez. Les employés qui, au sein de notre compagnie, sont chargés de recueillir et de traiter les renseignements personnels dans le cadre de leurs activités quotidiennes accordent une attention particulière au traitement de tels renseignements. Si nous devons transmettre des renseignements personnels à des tiers, nous veillerons, par voie contractuelle ou autrement, à ce que les tiers accordent à ces renseignements le même degré de protection que nous. Nous avons également établi et mis en œuvre des politiques et des méthodes pour donner effet au présent code et protéger ainsi vos renseignements personnels, recevoir les plaintes et les demandes d’information des clients et y donner suite.

Objet de la collecte des renseignements

La collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels des clients se font dans le but de leur fournir des produits et services financiers en assurance de dommages. Plus précisément, nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels nécessaires pour vous contacter, ainsi que des tiers, aux fins suivantes : étudier vos propositions d’assurance, établir et gérer vos contrats d’assurance, traiter vos demandes d’indemnité, réaliser des statistiques et agir dans la mesure exigée ou permise par la loi. Certains de vos renseignements personnels pourront aussi être recueillis afin de vous faire bénéficier de la promotion de nos produits et services susceptibles de vous intéresser. Nous vous indiquerons, verbalement ou par écrit, à quelles fins nous recueillons vos renseignements personnels, avant la collecte, au moment de celle-ci ou dans les meilleurs délais par la suite. Avant d’utiliser ou de communiquer ces renseignements personnels à d’autres fins, nous obtiendrons votre consentement, à moins que ces nouvelles fins ne soient exigées par la loi. Vos renseignements personnels ne seront en aucun cas vendus ou communiqués autrement qu’en conformité avec les lois applicables.

Consentement

Nous avons besoin de votre consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels. Le fait de nous fournir de votre plein gré certains renseignements personnels équivaut à un consentement de votre part. Autrement, nous demanderons un consentement manifeste, libre et éclairé de votre part, tout en précisant les fins spécifiques pour lesquelles votre consentement est demandé. Les propositions, formulaires et documents que nous utilisons comportent des précisions nécessaires à votre autorisation nous permettant de recueillir, utiliser ou communiquer les renseignements personnels qui vous concernent. Il est important de prendre connaissance de ces précisions lorsque requis.

Dans des circonstances exceptionnelles et autorisées par la loi, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement n’importe quand, moyennant un préavis raisonnable, sous réserve des obligations légales ou contractuelles que nous pourrions être tenus de remplir. Le retrait du consentement relativement à certains renseignements pourrait cependant nous empêcher de vous fournir les produits ou services d’assurance demandés et notamment de traiter une proposition d’assurance ou une demande d’indemnité.

Limitation à la collecte

Nous ne recueillerons pas plus, ni d’autres renseignements que ceux nécessaires aux fins spécifiées. La collecte des renseignements personnels se fera principalement auprès des clients eux-mêmes, mais, avec leur consentement et dans les limites permises par la loi, il est possible que nous en obtenions aussi de sources externes, par exemple d’autres assureurs en dommages, les bases de données publiques et privées possédant des renseignements en matière d’assurance et de sinistres et les agences d’évaluation du crédit.

Limitation à l’utilisation, à la communication et à la conservation des renseignements

Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à d’autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf si vous y consentez ou que la loi l’exige ou le permet. Nous pouvons être tenus de communiquer ces renseignements personnels à des sources extérieures conformément aux exigences de la loi et des règlements sur les assurances ou aux pratiques généralement reconnues en assurance. Les renseignements personnels que nous avons sur vous ne seront conservés que pendant le temps nécessaire aux fins spécifiées. Lorsqu’ils ne seront plus nécessaires aux fins spécifiées ou pour répondre aux exigences de la loi, notamment, ils seront détruits, effacés ou anonymisés.

Il se peut que nous utilisions les coordonnées, adresses géographiques ou technologiques et numéros de téléphone apparaissant sur une de nos listes de sollicitation afin de communiquer avec vous pour vous offrir nos produits et services. Ces listes de sollicitation sont utilisées uniquement dans les limites permises par la loi et vous pouvez en tout temps être retiré de notre liste d'envoi simplement en communiquant avec nous.

Exactitude des renseignements

Nous ferons tout en notre pouvoir pour que vos renseignements personnels demeurent aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Nous comptons généralement sur vous pour tenir les renseignements à jour, par exemple en nous fournissant votre nouvelle adresse et autres coordonnées. Si vous établissez la preuve que les renseignements personnels figurant dans votre dossier sont inexacts, nous les réviserons ou les corrigerons. Les renseignements personnels qui sont une question d’opinion ne seront pas considérés comme inexacts et ne seront ni modifiés ni corrigés.

Mesures de sécurité

Nous protégeons, par des mesures de sécurité appropriées, vos renseignements personnels contre la perte, le vol et toute consultation, transmission, reproduction, utilisation ou modification non autorisée. Les renseignements personnels contenus dans votre dossier ne sont accessibles qu’aux personnes qui sont autorisées à y avoir accès et qui sont qualifiées pour en prendre connaissance, et seulement lorsque cela est nécessaire dans le cadre de leurs fonctions.

Accès aux renseignements

Vous avez le droit de consulter et de faire corriger les renseignements personnels que nous avons sur vous. Pour consulter votre dossier, faites-en la demande par écrit au Service à la clientèle, à l’adresse indiquée ci-après. Nous vous répondrons dans les 30 jours ou tout délai supérieur permis ou imposé par la loi. L’accès à vos renseignements personnels peut être limité ou vous être refusé, mais uniquement dans les cas où la loi le permet ou l’exige.

Transparence

Pour toute question au sujet du présent code, contactez notre Service à la clientèle:

Service à la clientèle
La Personnelle, assurances générales inc.
C. P. 3500
Lévis (Québec) G6V 6P9
Téléphone: 1 800 363-6344

Non-respect du code

Si vous estimez que nous ne nous conformons pas au présent code, veuillez contacter le Service à la clientèle. Nous ferons enquête sur la plainte et, si elle est justifiée, nous prendrons les mesures appropriées pour corriger la situation. Si notre procédure interne d’examen des plaintes ne nous permet pas de régler la vôtre, vous avez le droit de la déposer à la Commission d’accès à l’information du Québec.